Отказное письмо — официальный ответ территориальных учреждений федерального агентства Ростехрегулирования (Центры стандартизации, метрологии и сертификации), а также органов по сертификации на запрос, содержит ссылку на законодательство, и фразу о том, что та или иная продукция «не попадает в Номенклатуру продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации». Отказное письмо выдается на продукцию в случае, если она не подлежит обязательной сертификации.
Специальный бланк для отказного письма не используется. В одно отказное письмо можно включить любой список продукции; держателем письма должно быть только одно юридическое лицо.
Отказное письмо действует в течение срока действия нормативных актов (приказов или законов), на основании которых данное письмо составлено, но некоторые органы по сертификации выдают письма с указанием конкретного срока действия (обычно — 1 год).